Registratură electronică
Depune petiții și cereri digitale cu înregistrare automată în registratură și număr unic de înregistrare.
Eficiență dovedită în gestionarea documentelor
Zeci de mii de documente procesate lunar prin registratură digitală
Cum funcționează registratura electronică
Proces simplu și automatizat de la primire la arhivare
Primire document
Scanare și încarcare sau depunere online de către cetățeni. Înregistrare automată cu număr unic.
Rutare automată
Sistemul distribuie automat către departamentul responsabil conform configurării prestabilite și regulilor de repartizare.
Procesare
Funcționarii primesc notificare, procesează documentul și adaugă rezoluții direct în platformă cu semnătură electronică.
Arhivare digitală
Documentul finalizat este arhivat electronic cu metadate complete, indexare automată și acces rapid pentru viitor.
Registratură completă în cloud
Platformă web pentru înregistrarea tuturor documentelor intrate și ieșite. Fiecare document primește număr unic de înregistrare, timestamp precis și metadata completă (expeditor, destinatar, subiect, tip). Interface simplă pentru registratori cu scanare integrată și OCR automat pentru extragere date din documente.
Beneficiile registraturii electronice
Eficiență, transparență și economie pentru instituție
Accesibilitate 24/7
Funcționarii accesează registratura oricând, de oriunde. Cetățenii depun documente online fără program de lucru.
Securitate sporită
Criptare end-to-end, backup automat, jurnal de acces complet. Nici un document nu se poate pierde.
Audit trail complet
Fiecare acțiune este înregistrată: cine a accesat, modificat sau semnat documentul și când exact.
Conformitate legală
Respectă toate cerințele legale pentru registratură, semnătură electronică calificată și arhivare pe termen lung.
Distribuție automată către departamente
Configurează reguli automate de rutare: documente fiscale → departament taxe, cereri urbanism → serviciul tehnic, petiții → cabinet primar. Sistemul recunoaște tipul documentului și îl direcționează instant. Funcționarii responsabili primesc notificare automată și documentul apare în inbox-ul lor de lucru.
De ce să digitalizezi registratura
Avantaje concrete pentru instituția ta
Reducere semnificativă timp procesare
Eliminarea înregistrării manuale, a căutării în registre fizice și a transportului fizic al documentelor reduce dramatic timpul de lucru.
Economii semnificative costuri
Fără hârtie pentru registre, fără arhivare fizică, fără spațiu de stocare. Reducerea personalului dedicat exclusiv registraturii.
Zero pierderi documente
Backup automat, redundanță, arhivare în cloud. Imposibil de pierdut sau deteriorat documentele importante.
Căutare instant
Găsești orice document în secunde după număr, expeditor, subiect, dată. Nu mai cauți ore întregi prin registre vechi.
Funcționalități esențiale
Tot ce ai nevoie pentru o registratură modernă
Înregistrare automată
Sistem inteligent de alocare număr registratură, completare automată metadata, verificare documente duplicate.
Integrare scanare
Conectare directă cu scanner-ele instituției. OCR automat pentru extragere text și indexare pentru căutare full-text.
Rapoarte detaliate
Statistici complete: documente per departament, timpi medii procesare, volumul de lucru pe funcționar, tendințe lunare.
Registratură digitală all-in-one
Platformă completă de digitalizare a corespondenței instituției. De la primirea documentului până la arhivarea finală, totul se întâmplă digital cu trasabilitate completă.
Înregistrare automată cu număr unic și timestamp
Rutare inteligentă către departamente responsabile
Workflow configurabil cu aprobări multiple
Integrare completă cu semnătură electronică calificată
Circuit de semnaturi și aprobări
Definește fluxuri complexe de lucru: document trece prin verificare, aprobare șef serviciu, avizare juridic, semnătură secretar. Fiecare pas este urmărit în timp real, cu notificări automate la termene apropiate. Rapoarte detaliate despre timpul de procesare pe departament și funcționar.
Flexibilitate și adaptabilitate
Sistemul se adaptează perfect la structura instituției
Configurabil complet
Definești departamente, reguli de rutare, tipuri de documente, template-uri de rezoluții. Totul se personalizează fără programare.
Scalabil
Funcționează perfect pentru primării mici (1.000 documente/an) sau mari (50.000+ documente/an). Performanța rămâne constantă.
Integrare API
Se conectează cu alte sisteme: e-guvernare, aplicații departamentale, platform de semnături, sisteme GIS.
Automatizare completă
Workflow-uri automate și integrare cu alte sisteme
Securitate și conformitate
Criptare AES-256
Toate documentele sunt criptate în baza de date și în tranzit. Chei unice per instituție, rotație automată.
Autentificare multi-factor
Acces securizat cu username/parolă + cod SMS sau aplicație autentificare. Certificat digital pentru funcționari.
Jurnal complet acțiuni
Fiecare operațiune este înregistrată: vizualizări, modificări, ștergeri. Imposibil de șters sau modificat jurналul.
Conformitate GDPR
Respectă toate cerințele GDPR: consimțământ, drept de ștergere, exportare date, notificare breach-uri.
Gestionează registratura de pe telefon
Aplicație mobilă completă pentru ios și android. Funcționarii pot vizualiza documente noi, adăuga rezoluții, semna electronic și aproba documente direct de pe telefon. Cetățenii pot depune cereri online și urmări statusul în timp real fără să vină la ghișeu.
Beneficii suplimentare
Mai mult decât o simplă registratură
Termene automate
Sistemul calculează automat termenele legale de răspuns și trimite alerte funcționarilor responsabili.
Notificări inteligente
Alert prin email, SMS, notificare push când primești documente noi, când se apropie termene sau când un document e semnat.
Arhivare automată
Documentele finalizate sunt arhivate automat conform nomenclatorului arhivistic cu păstrare pe termen lung sau scurt.
Comunicare internă
Funcționarii pot discuta despre document direct în platformă, adăugând comentarii și mențiuni fără email separat.
Capabilități avansate
Funcționalități enterprise pentru instituții complexe
Registre multiple
Poți avea registre separate per departament (registru general, registru financiar, registru juridic) cu numerotare independentă.
Workflow vizual
Designer grafic drag-and-drop pentru crearea fluxurilor de lucru. Vezi vizual unde se blochează documentele și optimizează procesele.
Machine Learning
Sistemul învață din comportamentul trecut și sugerează automat departamentul responsabil și funcționarul potrivit pentru fiecare document nou.
API Third-Party
Conectare aplicații externe prin REST API securizat