Dokumente einreichen
Offizielle Dokumente können online hochgeladen und an das Rathaus gesendet werden; der Eingang wird automatisch bestätigt.
Schnelle und sichere Einzahlung
Vermeiden Sie Warteschlangen und unnötige Wege zum Schalter.
Warum Dokumente online einreichen?
Klare Vorteile gegenüber der physischen Einzahlung
Für die vollständige Einreichung benötigen Sie noch 2 Minuten.
Datei hochladen, kurzes Formular ausfüllen, bestätigen. Fertig. Kein Gang zum Rathaus, keine Warteschlange, keine Krankmeldung.
Transport- und Zeitersparnis
Für Unternehmen: Mitarbeiter verschwenden keine zwei Stunden mehr mit dem Einreichen von Dokumenten. Für Bürger: Sie zahlen keine Gebühren mehr für Transport oder Parken am Rathaus.
Sofortige Einreichung zum Stichtag
Die Frist läuft heute um 23:59 Uhr ab. Sie können das Dokument um 23:55 Uhr online einreichen. Am Schalter vor Ort besteht diese Möglichkeit nicht (Schließung um 16:00 Uhr).
Sofortsuche im Verlauf
Den Vertrag, den Sie vor zwei Jahren eingereicht haben, finden Sie in fünf Sekunden. Am Schalter vor Ort müssten Sie entweder zu Hause in Ihren Unterlagen suchen oder eine Kopie von der Institution anfordern.
Drag-and-Drop mit automatischer Validierung
Moderner Drag-and-Drop-Upload: Sofortige Typ-/Größenprüfung, bis zu 10 Dateien gleichzeitig, Vorschau vor dem Absenden. Fortschrittsanzeige für große Dateien. Intelligente Validierung: Text durchsuchbare PDFs, Rechnungen mit sichtbarer CNP/CUI.
So funktioniert die Online-Einreichung
Einfacher 4-Schritte-Prozess
Dokumenttyp auswählen
Sie wählen die Dokumentenkategorie: Anfrage, Vertrag, Rechnung, Bericht, technische Dokumentation. Das System zeigt Ihnen anschließend spezifische Anweisungen und die erforderlichen Anhänge an.
Dateien hochladen
Dateien per Drag & Drop hochladen oder von Ihrem Computer auswählen. Automatische Prüfung: Akzeptierte Dateitypen (pdf, doc, jpg), maximale Dateigröße 50 MB.
Füllen Sie die Metadaten aus.
Kurzformular mit den wichtigsten Daten: Betreff, Empfängerabteilung, Priorität, Beschreibung. Automatische Ausfüllung Ihrer persönlichen Daten aus Ihrem Profil.
Bestätigung und Sendungsverfolgung
Sie erhalten per E-Mail eine eindeutige Registrierungsnummer mit offiziellem Zeitstempel. Ein Link zur Statusverfolgung in Echtzeit ist ebenfalls enthalten.
Vorteile der Online-Einreichung
Komfort, Transparenz und Effizienz
Einreichung rund um die Uhr überall
Sie müssen nicht mehr auf die Öffnungszeiten des Schalters warten. Sie können Ihre Dokumente am Samstagabend oder Sonntagmorgen von zu Hause aus einreichen.
Automatischer offizieller Nachweis
Jedes eingegangene Dokument trägt eine Registrierungsnummer mit einem zertifizierten Zeitstempel. Rechtsgültiger Nachweis dafür, dass Sie das Dokument genau zum angegebenen Datum und zur angegebenen Uhrzeit eingereicht haben.
Keine Dokumentenverluste
Ihr Dokument kann nicht verloren gehen: Es befindet sich im digitalen System mit automatischer Datensicherung. Nie wieder die Ausrede „Wir haben Ihr Dokument nicht erhalten“.
Vollständige Transparenz
Sehen Sie genau, wo sich Ihr Dokument befindet, wer daran arbeitet und in welcher Bearbeitungsphase es sich befindet. Keine Intransparenz mehr bis zur endgültigen Antwort.
Verfolgen Sie den Status jedes Dokuments
Persönliches Dashboard mit eingereichten Dokumenten: aktueller Status, detaillierter Zeitplan mit Zeitstempeln, voraussichtliches Fertigstellungsdatum. Automatische Benachrichtigungen per E-Mail/SMS bei Statusänderungen. Filter- und Suchfunktionen: 30 Tage, Typ, Status.
Zulässige Dokumenttypen
Universelles Portal für alle Arten von Dokumenten
Anträge und Formulare
Anträge auf Genehmigungen, Zertifikate, Bescheinigungen, ausgefüllte Formulare (eingescannt oder digital erstellt). PDF oder DOCX. Elektronisch signiert oder physisch eingescannt.
Verträge und Dokumente
Mietverträge, Grundstückskaufverträge, Dienstleistungsverträge, weitere Dokumente, Protokolle. Mit Anhängen und Belegen.
Technische Dokumentation
Architekturpläne, Machbarkeitsstudien, technische Berichte, technische Gutachten, Sachverständigengutachten. Große Dateien bis zu 50 MB, DWG-/PDF-Format.
Einfache Einreichung für jedes offizielle Dokument
Einheitliche Benutzeroberfläche für die Einreichung aller Arten von Dokumenten an die Institution. Intelligenter Upload, automatische Validierung, Echtzeit-Tracking, Benachrichtigungen, vollständige Historie, integrierte Kommunikation. Alles auf einer Plattform.
Hochladen per Drag & Drop mit Dateityp- und Größenprüfung
Einzigartige Registrierungsnummer und offizieller Nachweis mit Zeitstempel
Echtzeit-Tracking mit E-Mail-/SMS-Benachrichtigungen in jeder Phase
Integrierter Chat zur Kommunikation mit der zuständigen Abteilung
Persönliches Archiv der eingereichten Dokumente
Vollständiges Archiv der eingereichten Dokumente: mehrjährige Historie, Original-Download, Antworten der Institutionen. Excel-Export für die Datensätze. Statistiken: Anzahl der Dokumente, Genehmigungsquote, durchschnittliche Bearbeitungszeit. Dokumente als Vorlagen wiederverwenden.
Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
Passt sich an jede Art von Dokument oder Prozess an.
Benutzerdefinierte Vorlagen
Die Institution kann Vorlagen für häufig verwendete Dokumente erstellen: Rechnungsformular mit spezifischen Feldern (Lieferant, Betrag, Datum), Genehmigungsantrag mit Feldern für die Stadtplanung.
Konfigurierbarer Workflow
Jeder Dokumententyp hat seinen eigenen Bearbeitungsprozess: Rechnungen gehen an die Finanzabteilung, Baugenehmigungen an die Stadtplanung, Petitionen an das Bürgermeisteramt.
Integration anderer Systeme
API für die programmatische Übermittlung aus anderen Anwendungen: Das Buchhaltungssystem eines Unternehmens kann Rechnungen automatisch an das Rathaus senden.
Vollständige Automatisierung
Automatisierte Arbeitsabläufe und Integration mit anderen Systemen
Sicherheit und Datenschutz
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
Die Dateien werden vom Browser bis zum Server verschlüsselt. Während der Übertragung: TLS 1.3. In der Datenbank: AES-256. Niemand kann die Dokumente abfangen.
Streng kontrollierter Zugang
Nur Sie und Beamte mit ausdrücklicher Genehmigung können Ihre Dokumente einsehen. Vollständiges Protokoll: Wer hat wann genau auf welches Dokument zugegriffen?
Dokumentenversionierung
Wenn Sie eine korrigierte Version eines Dokuments einreichen, behält das System die alte Version mit dem Vermerk „ersetzt“ bei. Vollständiger Prüfverlauf.
DSGVO-Konformität
Recht auf Datenlöschung: Sie können die Löschung alter Dokumente (nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen) beantragen. Vollständiger Export all Ihrer Dokumente.
Wenden Sie sich zur Klärung an die zuständige Abteilung.
Integrierter Chat pro Dokument: Sachbearbeiter fordern Rückfragen/Dokumente direkt in der Plattform an und erhalten Antworten ohne separate E-Mail/Telefon. Gesprächsverlauf, Benachrichtigungen über neue Nachrichten, Möglichkeit zum Hochladen weiterer Dokumente. Transparenz: Sehen Sie, wer gerade arbeitet.
Bonusfunktionen
Mehr als nur einfaches Hochladen von Dateien
Geplanter Upload
Bei regelmäßig wiederkehrenden Dokumenten (Monatsberichten): Sie konfigurieren den automatischen Upload am ersten Tag des Monats, das System benachrichtigt Sie dann, das Dokument hochzuladen.
Erinnerung an die Frist
Wenn Sie Ihre jährliche Steuererklärung bis zum 31. Dezember einreichen müssen, erhalten Sie 30, 7 und 1 Tag vor dem Stichtag automatisch eine Erinnerung.
Automatische Organisation
Die Dokumente werden automatisch nach Kategorien (Finanzen, Stadtplanung, Soziales), Jahren und Status gruppiert. Logische Struktur ohne Ihr Zutun.
Zusammenarbeit mehrerer Benutzer
Für Unternehmen: Mehrere Mitarbeiter können Dokumente im Namen des Unternehmens einreichen. Jeder Mitarbeiter hat eine Übersicht seiner Einreichungen und kann außerdem die Einreichungen seiner Kollegen einsehen.
Anwendungsfälle
Reale Szenarien zur Dokumenteneinreichung
Bürger: Einreichung der Stromrechnung
Laden Sie die eingescannte Wasserrechnung (oder ein Foto vom Handy) hoch, füllen Sie das kurze Formular aus (Gebäudeadresse, Monat) und senden Sie es ab. Sie erhalten Ihre Registrierungsnummer in 10 Sekunden.
Firma: Autorisierungsdokumentation
Laden Sie 15 Dateien für die Betriebsgenehmigung hoch (Satzung, Bilanz, Plan, Genehmigungen): alle gleichzeitig per Drag & Drop. Fügen Sie zu jeder Datei eine Beschreibung hinzu. Senden Sie den Stapel ab.
Architekt: Bauprojekt
Architekturplan (50 MB, DWG), technische Dokumentation, geotechnische Studie und Genehmigungen hochladen. Projektbeschreibung. Die Stadtplanungsbehörde erhält automatisch alle Unterlagen.
Öffentliche Einrichtung
Spezieller Zugang für andere staatliche Institutionen und Einrichtungen