Sekundärregister
Zugriff auf digitale öffentliche Register für Personenstands-, Landwirtschafts- und Bevölkerungsdaten.
Flexibilität im Dokumentenmanagement
Mehrere Register, die auf die Bedürfnisse der einzelnen Abteilungen zugeschnitten sind.
Vorteile von Sekundärregistern
Überlegene Organisation und gesteigerte Effizienz
Abteilungsautonomie
Jede Abteilung verwaltet ihre eigenen Dokumente nach spezifischen Regeln, ohne die Angelegenheiten anderer Abteilungen zu beeinträchtigen.
Granulare Sicherheit
Strenge Zugriffsrechte: Nur Mitarbeiter der Personalabteilung sehen Personalakten, nur die Finanzabteilung sieht vertrauliche Rechnungen.
Spezialisierter Arbeitsablauf
Jedes Register verfügt über einen eigenen Genehmigungsprozess, der auf die Besonderheiten der Dokumente abgestimmt ist: Verträge sind im Gegensatz zu Rechnungen.
Einheitliche Berichterstattung
Das Generalsekretariat kann registerübergreifende Berichte erstellen: alle unfertigen Dokumente aus allen Abteilungen.
Personalaktenverwaltung
Spezielles Register für die Personalabteilung: Erfassung von Arbeitsverträgen, Zusatzdokumenten, Urlaubsanträgen und Beschlüssen der Geschäftsführung. Nummerierung: HR-###/2025. Spezifischer Workflow: Rechtliche Prüfung → Unterschrift der Geschäftsführung → Ablage in der Personalakte. Benutzerdefinierte Felder: Name des Mitarbeiters, Position, Dokumenttyp, Eintrittsdatum.
Verfügbare Registertypen
Vorkonfigurierte Vorlagen für gängige Abteilungen
Register für öffentliches Beschaffungswesen
Für die Einkaufsabteilung: SICAP-Benachrichtigungen, SEAP-Dokumentation, Vertragsabschlüsse, Empfangsprotokolle.
Kommunikationsregister
Für die Öffentlichkeitsarbeit: Pressemitteilungen, Einladungen zu Veranstaltungen, Antworten an Journalisten, Werbematerialien.
IT-Register
Für die IT-Abteilung: Anfragen zur technischen Unterstützung, Gerätebeschaffungen, Softwarelizenzen, Sicherheitsvorfälle.
Warum spezielle Register verwenden?
Professionelle Organisation und optimale Leistung
Deutliche Reduzierung der Dokumentensuche
Die Dokumente sind bereits nach Abteilung und Art kategorisiert. Die Finanzabteilung durchsucht keine technischen Dokumente, die Personalabteilung hat keinen Zugriff auf Beschaffungsverträge.
Spezialberichte
Berichte, die auf die jeweilige Abteilung zugeschnitten sind: Die Personalabteilung sieht Statistiken zu Einstellungen und Kündigungen, die Finanzabteilung sieht das Rechnungsvolumen pro Lieferant.
Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen
Die Abteilungsregister müssen bestimmte Anforderungen erfüllen: Register der Arbeitsverträge gemäß dem Arbeitsgesetzbuch.
Erweiterte Suche
Präzise Filterung: Rechtsverträge, die zwischen Januar und März unterzeichnet wurden und einen Wert von mehreren Tausend Lei haben. In einem einzelnen Register nicht möglich.
Buchhaltungs- und Steuerunterlagen
Registrierkasse für die Finanzbuchhaltung: Eingangsrechnungen, Zahlungsanweisungen, Jahresabschlüsse, Berichte an die Finanzabteilung. Nummerierung: FC-###/2025. Automatische Validierung: Rechnungen müssen mit dem entsprechenden Beleg versehen sein. Integration mit der Buchhaltungssoftware zur automatischen Synchronisierung der Rechnungseinträge.
Unbegrenzte Anzahl an Kassen für jeden Bedarf
Erstellen Sie beliebig viele sekundäre Register, jedes mit eigener Nummerierung, benutzerdefinierten Feldern, spezifischem Workflow und dedizierten Berechtigungen. Alles wird zentral verwaltet.
Konfigurierbare unabhängige Nummerierung (Präfix + Nummer + Jahr)
Individuelle Registrierungsformulare pro Register
Spezielle Arbeitsabläufe mit festgelegten Schritten für jede Abteilung
Konsolidierte registerübergreifende Berichterstattung auf Managementebene
Wie Sekundärregister funktionieren
Abteilungsautonomie bei zentralisierter Transparenz
Registry-Konfiguration
Der Administrator erstellt ein neues Register (z. B. ein Register für Rechtsverträge), definiert eine Nummerierung (z. B. cj-###/2025) und spezifische Regeln.
Zugriffsberechtigungen
Es wird festgelegt, wer Dokumente in diesem Register registrieren, einsehen, ändern oder genehmigen darf. Die Abteilungen arbeiten autonom.
Spezialregistrierung
Personalisierte Formulare je nach Registerart: Verträge erfordern Wert und Vertragsparteien, technische Genehmigungen erfordern Bauart und Adresse.
Konsolidierte Berichterstattung
Das Topmanagement kann konsolidierte Berichte aus allen Hauptbüchern einsehen: Gesamtvolumen, Fristen, Engpässe nach Abteilung.
Vollständige Anpassungsmöglichkeiten
Jedes Register sollte genau auf die Bedürfnisse der Abteilung zugeschnitten sein.
Benutzerdefinierte Felder
Fügen Sie spezifische Felder hinzu: Vertragswert, Dokumenttyp, Mitarbeiternummer, Gebäudeadresse. Automatische Validierung (gültige CNP, korrekte E-Mail-Adresse).
Dokumentvorlagen
Automatische Dokumentenerstellung aus der Vorlage: Arbeitsvertrag wird anhand der Registrierungsdaten ausgefüllt, Protokolle werden mit einem Stempel versehen.
Registerübergreifende Integration
Ein Dokument kann die automatische Eintragung in einem anderen Register auslösen: Vertrag im Rechtsregister unterzeichnet → Erstellung eines Eintrags im Finanzregister.
Drittanbieter-API
Verbinden Sie externe Anwendungen über eine sichere REST-API.
Verträge und Rechtsdokumente
Register für Rechtsdienstleistungen: Kaufverträge, Partnerschaftsverträge, Mietverträge, Kooperationsvereinbarungen. Nummerierung: CJ-###/2025. Arbeitsablauf: Erstellung → Compliance-Prüfung → Genehmigung durch den Beschaffungsausschuss → elektronische Signatur durch den Geschäftsführer → finanzielle Registrierung. Benachrichtigungen für Verträge mit einer Laufzeit von 30 Tagen.
Sicherheit und Zugangskontrolle
Datenisolierung
Jedes Register enthält isolierte Daten: HR-Benutzer haben nur dann Zugriff auf das Finanzregister, wenn sie eine ausdrückliche Genehmigung besitzen.
Spezialisierte Rollen
Spezifische Rollen pro Register: Der HR-Operator kann Register erstellen, aber nicht löschen, der HR-Manager kann sie genehmigen, der HR-Direktor kann das Register konfigurieren.
Separate Prüfung
Separates Aktionsprotokoll pro Register zur einfachen Überprüfung: alle Änderungen im Vertragsregister im letzten Monat.
Konfigurierbare Datenspeicherung
Unterschiedliche Aufbewahrungsrichtlinien: Personalverträge 50 Jahre, Rechnungen 10 Jahre, Korrespondenz 1 Jahr. Automatische Löschung gemäß gesetzlicher Bestimmungen.
Bonusfunktionen
Mehr als nur einfache Register
Abteilungsstatistik
Eigene Dashboards pro Abteilung: Arbeitsbelastung, durchschnittliche Bearbeitungszeiten, blockierte Dokumente, Mitarbeiterleistung.
Spezifische Warnmeldungen
Maßgeschneiderte Benachrichtigungen: Verträge, die in 30 Tagen auslaufen (Recht), unbezahlte Rechnungen (Finanzen), verlängerter Krankheitsurlaub (Personalabteilung).
Spezialisierter Export
Exportberichte in spezifischen Formaten: Excel für Finanzdaten mit Formeln, PDF für die Archivierung, XML für ANAF.
Registerverbindung
Verknüpfungen zwischen Dokumenten in verschiedenen Registern: Vertrag im Rechtsregister verknüpft mit Rechnung im Finanzregister.
Genehmigungen, Zulassungen und technische Projekte
Registrierung für den technischen/städtebaulichen Service: Bauanträge, städtebauliche Bescheinigungen, technische Genehmigungen, PUZ/PUD-Dokumentation. Nummerierung bis ###/2025. Integration mit dem GIS-System zur Kartenvisualisierung. Status: Vollständigkeitsprüfung → Genehmigung durch die technische Kommission → erteilt/abgelehnt.
Erweiterte Anwendungsfälle
Reale Implementierungsszenarien
Mittleres Rathaus (20.000 Einwohner)
Sieben Unterregister: Allgemeines, Personalwesen, Finanzen, Stadtplanung, Beschaffung, Recht, Kommunikation. Jede autonome Abteilung berichtet an das Sekretariat.
Kreisrat
Mehrere Register: eines pro Richtung (Straßenbau, Bildung, Gesundheit, Kultur, Jugend, Sport) plus Unterstützungsregister (IT, Beschaffung, Recht).
Regierungsbehörde
Register pro Projekt: Jedes geförderte Projekt (PNRR, POR, Norway Grants) verfügt über ein eigenes Register mit spezifischer Nomenklatur und separater Berichterstattung.
Vollständige Automatisierung
Automatisierte Arbeitsabläufe und Integration mit anderen Systemen