Elektronisches Register
Petitionen und Anfragen können digital eingereicht werden, mit automatischer Registrierung im Register und eindeutiger Registrierungsnummer.
Bewährte Effizienz im Dokumentenmanagement
Zehntausende Dokumente werden monatlich über das digitale Register verarbeitet.
Wie das elektronische Register funktioniert
Einfacher und automatisierter Prozess vom Wareneingang bis zur Archivierung
Dokument erhalten
Scannen und hochladen oder online einreichen durch Bürger. Automatische Registrierung mit eindeutiger Nummer.
Automatisches Routing
Das System verteilt die Nachrichten automatisch an die zuständige Abteilung gemäß den voreingestellten Konfigurations- und Verteilungsregeln.
Verarbeitung
Die Beamten erhalten die Benachrichtigung, bearbeiten das Dokument und fügen die Beschlüsse mit elektronischer Signatur direkt auf der Plattform hinzu.
Digitale Archivierung
Das fertige Dokument wird elektronisch archiviert und mit vollständigen Metadaten, automatischer Indexierung und schnellem Zugriff für die Zukunft versehen.
Vollständige Cloud-Registrierung
Webplattform zur Erfassung aller ein- und ausgehenden Dokumente. Jedes Dokument erhält eine eindeutige Registrierungsnummer, einen präzisen Zeitstempel und vollständige Metadaten (Absender, Empfänger, Betreff, Art). Einfache Benutzeroberfläche für Registrare mit integriertem Scannen und automatischer OCR zur Datenextraktion aus Dokumenten.
Vorteile des elektronischen Registers
Effizienz, Transparenz und Wirtschaftlichkeit für die Institution
24/7-Erreichbarkeit
Beamte haben jederzeit und von überall Zugriff auf das Register. Bürger können Dokumente auch außerhalb der Geschäftszeiten online einreichen.
Erhöhte Sicherheit
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, automatische Datensicherung, vollständiges Zugriffsprotokoll. Kein Dokument kann verloren gehen.
Vollständiger Prüfpfad
Jede Aktion wird protokolliert: wer auf das Dokument zugegriffen, es geändert oder unterschrieben hat und wann genau.
Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen
Erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen an Registrierung, qualifizierte elektronische Signatur und Langzeitarchivierung.
Automatische Verteilung an Abteilungen
Konfigurieren Sie automatische Weiterleitungsregeln: Steuerdokumente → Finanzamt, Anträge an die Stadtplanung → Technischer Dienst, Petitionen → Bürgermeisteramt. Das System erkennt den Dokumententyp und leitet ihn umgehend weiter. Die zuständigen Beamten erhalten automatisch eine Benachrichtigung, und das Dokument erscheint in ihrem Arbeits-Posteingang.
Warum sollten Sie Ihre Hochzeitsliste digitalisieren?
Konkrete Vorteile für Ihre Institution
Deutliche Reduzierung der Bearbeitungszeit
Durch den Wegfall der manuellen Datenerfassung, der Suche in physischen Registern und des physischen Transports von Dokumenten wird die Arbeitszeit drastisch reduziert.
Erhebliche Kosteneinsparungen
Kein Papier für Register, keine physische Archivierung, kein Speicherplatz. Reduzierung des ausschließlich für das Register zuständigen Personals.
Keine Dokumentenverluste
Automatische Datensicherung, Redundanz, Cloud-Archivierung. Unmöglich, wichtige Dokumente zu verlieren oder zu beschädigen.
Sofortsuche
Finden Sie jedes Dokument in Sekundenschnelle anhand von Nummer, Absender, Betreff oder Datum. Schluss mit stundenlangem Suchen in alten Registern.
Wesentliche Funktionen
Alles, was Sie für eine moderne Hochzeitsliste benötigen
Automatische Registrierung
Intelligentes Registrierungsnummernvergabesystem, automatische Metadatenvervollständigung, Duplikatprüfung von Dokumenten.
Scanintegration
Direkte Verbindung zu den Scannern der Institution. Automatische OCR zur Textextraktion und Indexierung für die Volltextsuche.
Detaillierte Berichte
Vollständige Statistiken: Dokumente pro Abteilung, durchschnittliche Bearbeitungszeiten, Arbeitsbelastung pro Sachbearbeiter, monatliche Trends.
Digitale All-in-One-Ehrenregister
Eine umfassende Plattform zur Digitalisierung der institutionellen Korrespondenz. Vom Eingang des Dokuments bis zur endgültigen Archivierung erfolgt alles digital und lückenlos nachvollziehbar.
Automatische Registrierung mit eindeutiger Nummer und Zeitstempel
Intelligente Weiterleitung an die zuständigen Abteilungen
Konfigurierbarer Workflow mit mehreren Genehmigungen
Vollständige Integration mit qualifizierter elektronischer Signatur
Unterschriften- und Genehmigungsprozess
Definieren Sie komplexe Arbeitsabläufe: Dokumente durchlaufen die Prüfung, die Genehmigung durch den Abteilungsleiter, die rechtliche Genehmigung und die Unterschrift des Sekretariats. Jeder Schritt wird in Echtzeit verfolgt, mit automatischen Benachrichtigungen bei nahenden Fristen. Detaillierte Berichte zur Bearbeitungszeit nach Abteilung und Mitarbeiter werden bereitgestellt.
Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
Das System passt sich perfekt an die Struktur der Institution an.
Vollständig konfigurierbar
Sie definieren Abteilungen, Routing-Regeln, Dokumenttypen und Lösungsvorlagen. Alles ist ohne Programmierung anpassbar.
Skalierbar
Es eignet sich perfekt für kleine (1.000 Dokumente/Jahr) und große (über 50.000 Dokumente/Jahr) Rathäuser. Die Leistung bleibt konstant.
API-Integration
Es verbindet sich mit anderen Systemen: E-Government, Abteilungsanwendungen, Signaturplattform, GIS-Systeme.
Vollständige Automatisierung
Automatisierte Arbeitsabläufe und Integration mit anderen Systemen
Sicherheit und Compliance
AES-256-Verschlüsselung
Alle Dokumente werden sowohl in der Datenbank als auch während der Übertragung verschlüsselt. Jede Institution verwendet einen eigenen Schlüssel mit automatischer Rotation.
Multi-Faktor-Authentifizierung
Sicherer Zugriff mit Benutzername/Passwort + SMS-Code oder Authentifizierungs-App. Digitales Zertifikat für Amtsträger.
Vollständiges Aktionsprotokoll
Jede Operation wird protokolliert: Aufrufe, Änderungen, Löschungen. Es ist unmöglich, das Protokoll zu löschen oder zu verändern.
DSGVO-Konformität
Erfüllt alle Anforderungen der DSGVO: Einwilligung, Recht auf Löschung, Datenexport, Meldung von Datenschutzverletzungen.
Verwalten Sie Ihre Telefonregistrierung
Vollständige mobile App für iOS und Android. Beamte können neue Dokumente einsehen, Beschlüsse hinzufügen, Dokumente elektronisch signieren und direkt vom Smartphone aus genehmigen. Bürger können Anträge online einreichen und deren Status in Echtzeit verfolgen, ohne persönlich erscheinen zu müssen.
Zusätzliche Vorteile
Mehr als nur ein Register
Automatische Fristen
Das System berechnet automatisch die Fristen für die rechtliche Reaktion und sendet Benachrichtigungen an die zuständigen Beamten.
Intelligente Benachrichtigungen
Benachrichtigung per E-Mail, SMS oder Push-Benachrichtigung bei Eingang neuer Dokumente, bei bevorstehenden Fristen oder bei Unterzeichnung eines Dokuments.
Automatische Archivierung
Abgeschlossene Dokumente werden automatisch gemäß der Archivnomenklatur mit langfristiger oder kurzfristiger Aufbewahrung archiviert.
Interne Kommunikation
Offizielle Vertreter können das Dokument direkt auf der Plattform diskutieren und Kommentare und Anmerkungen hinzufügen, ohne eine separate E-Mail senden zu müssen.
Erweiterte Funktionen
Unternehmensfunktionen für komplexe Institutionen
Mehrere Register
Sie können für jede Abteilung separate Register führen (Hauptregister, Finanzregister, Rechtsregister) mit unabhängiger Nummerierung.
Visueller Workflow
Grafischer Design-Editor mit Drag-and-Drop-Funktion zur Erstellung von Arbeitsabläufen. Visuelle Visualisierung von Dokumentenengpässen und Optimierung von Prozessen.
Maschinelles Lernen
Das System lernt aus dem bisherigen Verhalten und schlägt automatisch die zuständige Abteilung und den richtigen Sachbearbeiter für jedes neue Dokument vor.
Drittanbieter-API
Verbinden Sie externe Anwendungen über eine sichere REST-API.